AnwenderUnternehmen mit mehreren Sparten SystemTYPO3 13 und 14 ExtensionEigene TYPO3-Extension AnlassEU-Maschinenverordnung ab 20.01.2027, Relaunch

Hunderte Anleitungen, eine Frage: Welche Ausgabe gilt für mein Gerät?

Ein Unternehmen mit mehreren Sparten hatte Hunderte Betriebsanleitungen als PDF in gewachsenen Ordnern. Kunden riefen an, weil sie die passende Ausgabe nicht fanden. Wir haben im vorhandenen TYPO3 ein Anleitungsportal gebaut: QR-Code am Gerät, Suche, die Tippfehler verzeiht, ältere Ausgaben klar unter der aktuellen.

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Das Portal in Zahlen

1
Pflegeort statt Ordnerstruktur
5
Filter: Sprache, Kategorie, Modelljahr, Dokumentart, Variante
0
Anleitungen ohne menschliche Prüfung online gegangen
10 Jahre
Online-Verfügbarkeit, die die Verordnung verlangt

Jede Anleitung war da. Nur gefunden hat sie niemand.

Die Dateien lagen in Ordnern, die über Jahre gewachsen waren: je Sparte eine Struktur, je Mitarbeiter eine Logik. Welche Ausgabe für welches Baujahr gilt, wusste nur der Service. Dazu kam ein Termin: Ab 20. Januar 2027 erlaubt die EU-Maschinenverordnung die digitale Betriebsanleitung nur unter klaren Bedingungen.

Was der Alltag war

Kunden riefen im Service an und beschrieben ihr Gerät. Ein Mitarbeiter suchte im Ordner, verschickte ein PDF und hoffte, dass es die richtige Ausgabe war. Jede Anfrage kostete Zeit, und niemand wusste, welche Anleitungen überhaupt gesucht wurden.

Was das Portal leisten muss

Der QR-Code am Gerät führt zur passenden Auswahl. Die Suche versteht, was auf dem Typenschild steht, auch mit Tippfehler. Ältere Ausgaben bleiben online und sind als ersetzt markiert. Und das Unternehmen sieht, welche Suchen ohne Treffer bleiben.

Frontend

Eine Suche, die „gx2“ versteht

Der Kunde tippt, was auf dem Typenschild steht. Schon beim Tippen schlägt das Portal passende Typen vor, ein Tippfehler bricht die Suche nicht ab. In der Trefferliste steht die aktuelle Ausgabe oben, ältere Ausgaben klappen darunter auf, mit Gültig-ab und Gültig-bis.

Findet das Portal nichts, bekommt der Kunde ein Anfrageformular statt einer leeren Seite.

Anleitungsportal im Frontend: Suchfeld mit Eingabe gx2 und zwei Vorschlägen aus der Autovervollständigung, darunter die Trefferliste mit PDF-Downloads

Backend

Ein Pflegeort für alle Sparten

Die Redaktion sieht jede Anleitung als Versionsreihe: Welche Ausgabe ist aktuell, welche ist ersetzt, seit wann gilt sie. Eine neue Ausgabe ist ein neuer Datensatz mit neuer Datei. Die alte bleibt online und auffindbar.

Die Auswertung zeigt, wonach Kunden suchen und was sie nicht finden. So sieht die Redaktion, welche Anleitung fehlt.

TYPO3-Backend, Modul Anleitungen pflegen: Versionsreihen mit Ausgabe, Modelljahr, Gültigkeit, Dokumentnummer und Zustand aktuell

Am Gerät

Der QR-Code führt zur Auswahl, nie direkt ins PDF

Auf dem Typenschild oder einem Aufkleber sitzt ein QR-Code je Gerätetyp. Wer ihn scannt, landet auf der Auswahlseite dieses Typs: alle Dokumentarten, alle gültigen Ausgaben, mit dem Hinweis, Modelljahr und Ausführung zu prüfen.

Erscheint eine neue Ausgabe, bleibt der Code gleich. Das ist der Zugangshinweis, den die Maschinenverordnung verlangt, ohne dass ein Aufkleber je neu gedruckt wird.

Mockup eines QR-Aufklebers für ein Gerät: Bedienungsanleitung Akkuschrauber GX 240, QR-Code und Schaltfläche Anleitung öffnen

Erst zuordnen, dann prüfen, dann online.

Vier Schritte, vom Bestand in den Ordnern bis zum laufenden Betrieb. Der wichtigste Grundsatz: Nichts geht ungeprüft online.

Phase 01
Aufnehmen und ordnen

Wie viele Anleitungen, wie viele Ausgaben, welche Sparten, wo liegen die Dateien. Daraus entsteht die Struktur: Sparte, Kategorie, Gerätetyp, Dokumentart, Ausgabe.

Bestand
Phase 02
Portal im vorhandenen TYPO3

Suche mit Filtern und Autovervollständigung, QR-Ziel je Gerätetyp, Download mit Zähler, Anfrageformular. Dazu zwei Backend-Module: Pflege und Auswertung.

Bau
Phase 03
Automatisch zuordnen, von Menschen prüfen

Die vorhandenen PDFs wurden automatisch den Gerätetypen zugeordnet. Danach prüfte das Team jede Zuordnung in einer Prüfliste. Erst dann ging eine Anleitung online.

Altbestand
Phase 04
Auswerten und nachpflegen

Suchen ohne Treffer zeigen, welche Anleitung fehlt. Die Redaktion pflegt nach, ohne Entwickler.

Betrieb

Was drinsteckt.

Plattform

Vorhandenes TYPO3

  • TYPO3 13.4 und 14.3
  • Eigene Extension, mit automatisierten Tests abgesichert
  • Dateien in einem geschützten Bereich, Zugriff nur über das Portal
Frontend

Für Kunden und Service

  • Suche mit fünf Filtern und Autovervollständigung
  • QR-Code führt zur Auswahlseite des Gerätetyps, nie direkt ins PDF
  • Ältere Ausgaben unter der aktuellen, mit Gültigkeitszeitraum
  • Anfrageformular, wenn nichts gefunden wird
Backend

Für die Redaktion

  • Pflege nach Versionsreihen
  • Auswertung: Downloads, Top-Suchbegriffe, Suchen ohne Treffer
  • Übernahme des Altbestands mit Prüfliste

Für wen das passt.

01 · Viele Baureihen, lange Nutzungsdauer. Wer Geräte baut, die zehn Jahre und länger laufen, braucht Anleitungen, die genauso lange auffindbar bleiben. Die Versionsreihe beantwortet die Frage, welche Ausgabe für welches Baujahr gilt.

02 · Die Verordnung setzt die Frist. Ab 20. Januar 2027 erlaubt die EU-Maschinenverordnung die digitale Betriebsanleitung nur mit Zugangshinweis am Gerät, Download und Online-Verfügbarkeit über mindestens zehn Jahre (Verordnung (EU) 2023/1230, Artikel 10 Absatz 7). Das ist ein Termin, kein Trend.

03 · Kein Zusatzsystem. Das Portal läuft im vorhandenen TYPO3. Die IT pflegt ein System, die Redaktion einen Ort.

Häufige Fragen

Wie viele Anleitungen hast du, und wo liegen sie heute?

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Anzahl der Anleitungen, Anzahl der Ausgaben, Sparten, Ablageorte. Schick uns diese vier Angaben. Wir sagen dir, was ein Portal in deinem TYPO3 kostet und wie lange es dauert.

Bestandsaufnahme anfragen

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