SaaS-Anbieter insolvent oder über Nacht offline: So rettest du deine Daten und Links

Du kaufst eine Software, die dir Arbeit abnimmt, und sie läuft. Das ist bequem und oft die richtige Wahl. Beim Kauf fragt sich nur kaum jemand, was passiert, wenn der Anbieter insolvent ist oder morgen offline geht. Wir haben das im Oktober erlebt.

Was bei pxl.to passiert ist

pxl.to ist ein Dienst für Kurzlinks, dynamische QR-Codes und kleine Landingpages. Ein dynamischer QR-Code enthält nur einen Kurzlink, erst der Dienst dahinter leitet jeden Scan an das Ziel weiter. Ein Teil der Nutzer hat pxl.to als Lifetime-Deal über die Plattform AppSumo gekauft, also mit einer einmaligen Zahlung.

Seit Anfang Oktober 2026 ist pxl.to nicht mehr erreichbar. Auf der Fragenseite bei AppSumo berichten Käufer von Hunderten Links, die sie nicht mehr verwalten können, und von QR-Codes, die schon auf Kundenverpackungen gedruckt sind. Laut einer dort zitierten Antwort des AppSumo-Supports erreicht AppSumo den Anbieter selbst nicht.

Bei unserer Messung am 20. Oktober 2026 antworteten pxl.to, www.pxl.to und die Programmierschnittstelle api.pxl.to mit dem HTTP-Status 503 („Service temporarily unavailable“).

Was bei uns daran hing und was wir retten konnten

Unsere Kurzlinks lagen auf einer eigenen Subdomain, go.waterproof.agency, die wir bei pxl.to verbunden hatten. Daran hingen der Terminlink in unserer Mailsignatur, laut unserer Auswertung in 48 Mails seit Juli 2026, dazu Links in Kundendokumenten und in einem Newsletter, den wir für einen Kunden betreuen. Mit dem Ausfall landete jeder Klick auf einer Fehlerseite, und ein toter Link meldet sich nicht von selbst.

Gerettet hat uns ein Detail. Ein Kurzlink besteht aus der Domain und dem Code dahinter. Welcher Server eine Domain bekommt, legt das DNS fest, eine Art Adressbuch des Internets. Weil die Subdomain uns gehört, konnten wir sie dort auf unseren eigenen Server zeigen lassen.

Einen Export, also eine Datei mit allen Codes und ihren Zielen, hatten wir nicht. Die wichtigsten Ziele haben wir aus Mails und unserem Buchungstool rekonstruiert. Für vier alte Codes gelang das nicht, sie leiten jetzt auf unsere Startseite. Ein einzelner Link lag auf der Domain pxl.to selbst. Den können wir nicht retten, weil die Domain dem Anbieter gehört.

Was wir daraus gelernt haben

Seit dem 20. Oktober 2026 laufen unsere Kurzlinks auf unserem eigenen Hosting, mit der freien Software YOURLS. Unbekannte Codes landen über ein eigenes Plugin auf unserer Website. Für gedruckte QR-Codes haben wir den QR Code Designer gebaut, der jeden Code vor dem Download probeweise scannt. Er steht frei auf GitHub und wurde in die offizielle Sammlung Awesome YOURLS aufgenommen. Die Kehrseite: Updates und Backups für die Kurzlinks liegen jetzt bei uns.

Unsere Bilanz: Die eigene Adresse hat den größten Teil gerettet, der fehlende Export hat uns vier Codes gekostet, und der Link auf der Domain des Anbieters ist weg. Daraus folgt eine Regel für jedes Tool: Adresse und Daten sollten dir gehören, die Software dahinter sollte austauschbar bleiben.

Was beim Wegfall verloren geht

• Daten. Kundenlisten, Formularantworten, Rechnungen, Statistiken. Ohne eigenen Export sind sie mit dem Dienst weg. Beim Newsletter gehört zum Export auch, wann und wie sich jemand angemeldet hat. Nach Art. 7 DSGVO musst du eine Einwilligung nachweisen können, auch im neuen Tool.
• Adressen. Kurzlinks, QR-Codes, Landingpages und Mail-Absender auf der Domain des Anbieters kannst du nicht umziehen. Zum Test scannst du den Code mit dem Handy und liest die Adresse, bevor du sie öffnest. Steht dort deine Firmendomain, kannst du ihn umleiten.
• Verbindungen. Das Formular schickt Anfragen ins CRM, das Buchungstool trägt Termine ein. Fällt ein Glied aus, bricht die Kette, oft ohne Fehlermeldung.
• Wissen. Einstellungen und Abläufe, die nur im Tool stehen. Nach Know-how-Verlust ist ein Wechsel laut BSI im IT-Grundschutz OPS.2.2 nur noch sehr schwer möglich.
• Gedruckte Codes. Flyer und Verpackungen lassen sich nachträglich nicht ändern.

pxl.to ist kein Einzelfall

Im Bitkom Cloud Report 2025 gaben 62 Prozent der 604 befragten Unternehmen an, sie würden ohne Cloud-Dienste stillstehen. 53 Prozent der Cloud-Nutzer fühlen sich den Anbietern ausgeliefert, etwa bei Preisen oder Verträgen. Drei Fälle zeigen, wie verschieden ein Anbieter wegfallen kann.

Insolvenz: Gigaset Smart Home, 2024. Für die Smart-Home-Sparte des insolventen Herstellers fand sich kein Käufer. Seit dem 29. März 2024 sind Apps und vernetzte Geräte laut heise nicht mehr nutzbar, Ansprüche gab es nur als Forderung im Insolvenzverfahren.

Fehler beim Anbieter: UniSuper und Google Cloud, 2024. Eine Fehlkonfiguration bei Google Cloud löschte das Konto des australischen Pensionsfonds samt Kopie in einer zweiten Region, mehr als eine halbe Million Mitglieder kamen laut Guardian eine Woche lang nicht an ihre Konten. Gerettet hat den Fonds laut gemeinsamer Erklärung ein Backup bei einem weiteren Anbieter.

Kurzlinks mit Ablaufdatum: goo.gl, 2025. Google kündigte 2024 an, dass goo.gl-Links nach dem 25. August 2025 nur noch eine Fehlerseite liefern (Google Developers Blog). Später lenkte Google ein und ließ aktive Links bestehen, weil sie laut Google in unzähligen Dokumenten und Videos stecken.

Geordneter lief es bei Glitch: Als der Dienst 2025 sein Hosting einstellte, konnten Kunden bis Ende 2025 Weiterleitungen für ihre Projektadressen einrichten. Laut Glitch-Blog sollen sie mindestens bis Ende 2026 aktiv bleiben.

Dein Check: Woran hängt dein Geschäft?

Fang mit einer Stunde Bestandsaufnahme an. Das BSI empfiehlt im IT-Grundschutz, alle genutzten Cloud-Dienste zu dokumentieren.

1. Liste. Welche SaaS-Dienste nutzt dein Unternehmen, auch kostenlose?
2. Stufe. Welche würden Umsatz oder Kundenkontakt sofort treffen, wenn sie morgen weg wären? Das ist Stufe A, intern lästige sind B, verzichtbare C.
3. Adresse. Laufen Links, QR-Codes und Mail-Absender auf deiner eigenen Domain?
4. Export. Hast du für jedes wichtige Tool einen aktuellen Export und ihn einmal probeweise eingespielt?
5. Kopie. Liegt eine Sicherung getrennt vom Hauptdienst? Eine Sicherung beim selben Anbieter kann im Ernstfall mit weg sein.
6. Vertrag. Steht drin, wie du deine Daten bei Kündigung, Verkauf oder Insolvenz zurückbekommst?
7. Zugänge. Haben mindestens zwei Personen Zugang zu Domain-Verwaltung und Admin-Konten? Notier auch die Kontaktwege zum Anbieter außerhalb des Tools. Bei Atlassian waren 2022 laut Post-Incident Review auch Kontaktdaten von Kunden gelöscht, manche Kunden waren bis zu 14 Tage ohne Zugriff.
8. Notfallplan. Weißt du, wo Codes gedruckt sind und wer im Ernstfall was tut?

Jedes Nein ist ein Punkt für deinen Plan.

Dein Plan in drei Schritten

Unternehmen sollten laut ISACA Germany von Anfang an eine Exit-Strategie erstellen. Die Schritte sind unsere Empfehlung, gestützt auf BSI und ISACA.

Vor dem Kauf

1. Eigene Adresse prüfen. Läuft das Tool unter deiner Domain, und liegt die DNS-Verwaltung bei dir? Bei Stufe A ist ein Nein für uns ein Ausschlussgrund.
2. Export testen. Gibt es in der Probephase eine CSV-Datei oder eine Schnittstelle, die alle wichtigen Angaben enthält, bei Kurzlinks etwa Code und Ziel?
3. Vertrag auf den Ausstieg lesen. Wie bekommst du deine Daten zurück, auch bei Verkauf oder Insolvenz?
4. Preismodell prüfen. „Lifetime“ meint bei AppSumo laut Hilfeseite die Lebensdauer des Produkts. Für Stufe A würden wir Einmalzahlungen meiden, weil dem Anbieter danach Einnahmen aus deiner Nutzung fehlen.

Im laufenden Betrieb

1. Exportieren und probeweise einspielen. Für Stufe A vierteljährlich, für B halbjährlich. Eine Exit-Strategie auf Papier reicht laut ISACA Germany nicht, es braucht regelmäßige Tests.
2. Anbieter beobachten. Abonniere die Statusseite und richte bei Google Alerts eine Meldung auf den Namen des Anbieters ein, etwa zusammen mit „eingestellt“ oder „shutting down“. Sie geht an eine Person, die du namentlich festlegst.
3. Ausstiegspunkt festlegen. Leg vorher Exit-Kriterien fest, wie es die ISACA empfiehlt. Unser Beispiel: Der Support antwortet zwei Wochen nicht oder der Eigentümer wechselt.

Warnsignale ernst nehmen. Viele Abschaltungen kündigen sich an:

• Funktion veraltet. pxl.to führt Kurzlinks auf seiner Hilfeseite als „Deprecated Feature“.
• Support schweigt. Schon im August 2025 meldete ein Käufer auf AppSumo einen längeren Ausfall bei pxl.to und unbeantwortete Support-Mails. Danach lief der Dienst wieder.
• Übernahme. Als das Omnivore-Team 2024 zu ElevenLabs ging, blieben laut Omnivore-Blog (Web-Archiv) rund vier Wochen für den Export.
• Neues Preismodell. Heroku kündigte im August 2022 laut Heroku-Blog an, ab dem 28. November 2022 keine Gratisangebote mehr anzubieten und kostenlose Server und Datenbanken abzuschalten.

Im Ernstfall

Die ersten 24 Stunden

1. Lage feststellen. Ausfall oder Ende? Prüf Statusseite und Foren, sichere Screenshots mit Uhrzeit.
2. Retten, was geht. Funktioniert das Login noch, exportiere sofort alles. Lösch nichts, bevor du den Export geprüft hast.
3. Eigene Domain umleiten. Zeig den DNS-Eintrag auf eine Übergangsseite oder einen eigenen Weiterleitungsdienst. So beschreibt es auch ein pxl.to-Käufer auf der AppSumo-Fragenseite.
4. Fremde Domain abschreiben. Liefen Links über die Domain des Anbieters, bleibt nur, die Medien zu ersetzen.
5. Rekonstruieren. Mails, Druckdaten, Kampagnenpläne und Statistiken verraten oft, wohin ein Link führte.
6. Informieren. Sag deinem Team Bescheid und, wo nötig, deinen Kunden.

Die erste Woche

1. Arbeite die Abläufe nach Stufe ab, A zuerst. Wähle einen Ersatz, spiel die geretteten Daten ein und plane den Austausch gedruckter Medien.
2. Lass Rechtliches prüfen, etwa eine Erstattung. Bei Insolvenz nennt das BSI in seinen Empfehlungen zur Exit-Strategie eine Vereinbarung mit dem Insolvenzverwalter.
3. Lagen personenbezogene Daten beim Anbieter, bind deinen Datenschutzbeauftragten ein.

Woran deine Website hängt

Auch eine Website auf eigenem Server lädt oft Teile von fremden Diensten:

• Formulare, die Anfragen über einen externen Dienst verschicken oder speichern,
• Terminbuchung als eingebettetes Widget,
• Cookie-Banner, die als Skript vom Anbieter kommen,
• Schriften und Karten von fremden Servern,
• Bewertungs- oder Chat-Widgets.

Fällt so ein Dienst aus, bleibt die Website meist online, zeigt an der Stelle aber eine leere Fläche oder ein Formular, das nichts abschickt. Ob deine Website mit WordPress, TYPO3 oder Neos läuft, ändert daran wenig. Schreib die eingebundenen Dienste mit auf deine Liste. Eine regelmäßige WordPress-Wartung ist ein guter Termin, um zu fragen, was ohne jeden davon passiert.

Selbst betreiben oder mieten?

Wir sind nicht gegen SaaS. Ein großer Anbieter mit eigenem Backup ist meist sicherer als ein schlecht gepflegter eigener Server. Die Frage ist, wo du die Kontrolle brauchst.

Selbst betreiben heißt selbst pflegen: Sicherheitslücken musst dann du schließen lassen.

Microsoft 365 und Google Workspace: Wer sichert was?

Bei den großen Büro-Plattformen fällt der Anbieter selten weg, Daten können aber durch Löschen oder gekündigte Lizenzen verloren gehen. Microsoft schreibt in seinem Modell zur geteilten Verantwortung, dass Daten und Identitäten immer in der Verantwortung des Kunden liegen. An dieser Sicht hat sich laut Microsofts Backup-FAQ nichts geändert. Nach dem Ende eines Business-Abos kann Microsoft zurückgelassene Daten schon nach 90 Tagen löschen, spätestens nach 180 Tagen sind sie gelöscht.

Auch Google sieht die Verantwortung für die gespeicherten Daten beim Kunden (Google Cloud). Daten aus Drive und Gmail lassen sich laut Whitepaper bis 25 Tage nach Leeren des Papierkorbs wiederherstellen, danach auch über den Support nicht mehr. Für dich heißt das: eigenes Backup, und die Wiederherstellung einmal testen.

Wobei das Gesetz hilft und wobei nicht

Das Recht hilft dir beim geordneten Wechsel, kaum aber gegen einen Anbieter, der einfach verschwindet. Das hier ist ein Überblick für Laien und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Data Act genauer. Nach Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 muss im Vertrag unter anderem stehen, dass die Kündigungsfrist für den Wechsel höchstens zwei Monate beträgt. Danach muss der Umzug innerhalb von höchstens 30 Tagen erfolgen, und der Anbieter unterstützt dich dabei. Ist das technisch nicht machbar, darf er die Frist begründet auf bis zu sieben Monate verlängern. Du selbst darfst sie einmal verlängern. Ab dem 12. Januar 2027 darf der Anbieter laut Art. 29 keine Wechselentgelte mehr verlangen, bis dahin nur ermäßigte, die seine direkten Kosten nicht übersteigen. Die laufenden Abo-Gebühren bis Vertragsende und vereinbarte Entgelte bei vorzeitiger Kündigung bleiben aber zulässig.

Insolvenz genauer. Eröffnet das Gericht in Deutschland ein Insolvenzverfahren, übernimmt in der Regel ein Insolvenzverwalter die Geschäfte. Bei der sogenannten Eigenverwaltung, wie bei Gigaset, bleibt die bisherige Geschäftsführung im Amt und wird von einem Sachwalter überwacht. Nach § 103 InsO wird dann entschieden, ob dein Vertrag weiterläuft. Dieses Wahlrecht lässt sich im Vertrag nicht vorab ausschließen (§ 119 InsO). Ob du Daten herausverlangen kannst, hielt die Bundesregierung 2019 für nicht abschließend geklärt (Drucksache 19/8108).

Buchhaltung zuerst. Liegt deine Buchhaltung in der Cloud, bist trotzdem allein du verantwortlich, so steht es in den GoBD des Bundesfinanzministeriums (Randziffer 21). Ein PDF-Ausdruck reicht nach den GoBD nicht automatisch. Frag deine Steuerberatung, ob dein Export genügt.

Was wir nicht wissen

Ob pxl.to zurückkommt oder insolvent ist, wissen wir nicht. Der Anbieter hat sich bis zum 23. Oktober 2026 nach allem, was wir gelesen haben, nicht öffentlich geäußert.

Der Data Act soll außerdem geändert werden. Die Mitgliedstaaten haben sich im Rat der EU am 21. Oktober 2026 auf ihre Position zum sogenannten Digital Omnibus geeinigt (Ratsdokument ST 14756/26). Für speziell angepasste Dienste und für Dienste kleiner und mittlerer Anbieter sollen die Wechselregeln bei Verträgen bis zum 12. September 2025 weitgehend entfallen, das Verbot der Wechselentgelte aber bleiben. Das ist noch kein Gesetz, die Verhandlungen mit dem Europäischen Parlament stehen aus.

Abhängigkeiten deiner Website prüfen lassen

Du willst wissen, welche fremden Dienste an deiner Website und deinen Drucksachen hängen? In einem kostenlosen Gespräch von 15 Minuten schauen wir mit dir auf die wichtigsten Stellen, etwa Formulare, Terminbuchung, Newsletter und QR-Codes. Verträge und Steuerfragen beurteilen wir nicht. Wenn es nichts zu tun gibt, sagen wir dir das auch.

Abhängigkeiten prüfen lassen

Alle weiteren Belege sind direkt im Text an der jeweiligen Stelle verlinkt.

• AppSumo: Käuferfragen zu pxl.to (englisch): Käuferfragen vom Oktober 2026. Käufer berichten von Links, die sie nicht mehr verwalten können, und von QR-Codes, die schon gedruckt sind. Dazu die zitierte Antwort des AppSumo-Supports.
• BSI und UP KRITIS: Empfehlungen zur Exit-Strategie bei Cloud-Diensten (PDF): Leitfaden, wie du den Ausstieg aus einem Cloud-Dienst vorbereitest. Für den Insolvenzfall nennt er eine Vereinbarung mit dem Insolvenzverwalter.
• ISACA Germany: Positionspapier Cloud Exit (PDF): Begründet, warum eine Exit-Strategie von Anfang an dazugehört, und empfiehlt, den Exit regelmäßig zu testen.
• EU Data Act: Verordnung (EU) 2023/2854 bei EUR-Lex: Der Gesetzestext zum Anbieterwechsel. Art. 25 regelt Fristen und Datenabruf, Art. 29 die Wechselentgelte.
• Deutscher Bundestag: Drucksache 19/8108 (PDF): Antwort der Bundesregierung von 2019. Ob du deine Daten bei Insolvenz des Anbieters herausverlangen kannst, hielt sie für nicht abschließend geklärt.
• Microsoft Learn: Was mit deinen Daten nach dem Ende eines Business-Abos passiert (englisch): Zeigt, nach welchen Fristen Microsoft zurückgelassene Daten eines beendeten Microsoft-365-Abos löscht.