Videomeetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch oft enden sie in Chaos: Teilnehmer sind unvorbereitet, checken nebenher E-Mails oder verlieren den Faden. Das kostet Zeit, Nerven und wirkt unprofessionell.
Ich zeige dir heute 3 Tools, mit denen du effektivere Meetings gestaltest – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Diese Methoden haben mir geholfen, Zeit zu sparen und meine Kunden zufriedenzustellen.
1. Notion: Alles griffbereit in einem Tool
Notion ist mein Geheimwaffe für die Vorbereitung von Videomeetings. Hier erfasse ich alle relevanten Infos über den Kunden, die geplanten Maßnahmen und den aktuellen Stand.
- Vorteile:
- Alle Infos sind zentral gespeichert.
- Ich kann schnell auf Daten zugreifen, ohne lange zu suchen.
- Notion ist flexibel und lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen.
- Tipp: Erstelle für jeden Kunden eine eigene Seite mit allen relevanten Daten. So bist du immer vorbereitet.
2. Agenda: Klare Struktur für alle Beteiligten
Eine klare Agenda ist das A und O für effektive Meetings. Ich sende meinen Kunden vorab eine Übersicht, was besprochen wird.
- Vorteile:
- Der Kunde kann sich vorbereiten und hat klare Erwartungen.
- Beide Seiten wissen, worum es geht – kein Zeitverlust durch Abschweifen.
- Die Agenda dient als roter Faden während des Meetings.
- Tipp: Halte die Agenda kurz und prägnant. Fokussiere dich auf die wichtigsten Punkte.
3. Letterly: Effiziente Nachbereitung per Sprachmemo
Nach dem Meeting geht die Arbeit oft erst richtig los: Notizen sortieren, E-Mails schreiben, Aufgaben verteilen. Hier kommt Letterly ins Spiel.
- Vorteile:
- Ich erfasse meine Gedanken per Sprachmemo, und Letterly generiert daraus eine strukturierte E-Mail.
- So vergesse ich nichts und spare Zeit bei der Nachbereitung.
- Der Kunde erhält eine klare Zusammenfassung des Meetings.
- Tipp: Füge am Ende der E-Mail einen Satz wie „Falls ich etwas vergessen habe, sag mir Bescheid“ hinzu. Das kommt gut an.
Warum diese Tools funktionieren
Die Kombination aus Notion, Agenda und Letterly sorgt dafür, dass ich jederzeit vorbereitet bin und keine Zeit verschwende.
- Messbare Ergebnisse:
- Kürzere Meetings durch klare Struktur.
- Höhere Kundenzufriedenheit durch professionelle Vor- und Nachbereitung.
- Weniger Fehler durch vollständige Dokumentation.
- Beispiel: In einem Projekt konnte ich die Meetingzeit um 30 % reduzieren, indem ich diese Tools konsequent einsetzte.
Fazit: Effektivität beginnt mit der richtigen Vorbereitung
Videomeetings müssen kein Zeitfresser sein. Mit den richtigen Tools und einer klaren Struktur kannst du Chaos vermeiden und effektiver arbeiten.
- Probiere es aus: Teste Notion, sende deinen Kunden eine Agenda und nutze Letterly für die Nachbereitung.
- Teile deine Erfahrungen: Welche Tools und Tricks nutzt du, um Videomeetings effektiver zu gestalten? Schreib es in die Kommentare!
